Тендерные пакеты без беготни за документами

Коротко: ИИ может собрать большую часть тендерного пакета. Он читает требования, подбирает документы по тегам, заполняет стандартные формы и говорит менеджеру, чего не хватает. Постоянные документы прикладываются всегда. Сложные технические планы проверяет человек. Мы сделали такое демо для кабельного завода.

Что входит в тендерный пакет

Если вы продаёте крупным заказчикам, список вам знаком. Каждый тендер требует пакет:

• сертификаты;
• документы ISO;
• протоколы испытаний;
• рекомендации;
• опыт завода;
• списки оборудования;
• формы авторизации производителя;
• планы инспекций.

Каждый тендер просит свой набор. Каждому лоту могут понадобиться свои файлы.

Почему пакеты уходят поздно

На этом заводе проблема была не в формах. Проблема была в том, чтобы найти файлы.

Реестра документов не было. Поэтому по каждому лоту менеджер просил нужные файлы у техконтроля и производства. И ждал.

Пакеты уходили поздно. Чаще всего — из-за ожидания техконтроля.

Как сказал их руководитель продаж, главная боль в том, что нет реестра, и по каждому лоту менеджеру приходится просить документы у других отделов.

ChatGPT для этого команда не использовала. Проще было сделать самим по шаблонам. И это понятно: обычный чат не знает ваших файлов.

Вторая медленная задача: спецификации

Была и вторая задача. Спецификации на продукцию вбивали в учётную систему вручную. 50–60 в день.

Это медленно. И каждая вбитая строка — шанс ошибиться.

Что мы сделали

Для тендеров:

1. Вы загружаете требования тендера.
2. ИИ их читает.
3. Подбирает нужные документы по тегам: тип продукции и лот.
4. Заполняет стандартные формы. Примерно по 6 полей в каждой.
5. Говорит менеджеру, чего не хватает.
6. Скрывает конфиденциальные цены поставщиков.

Что-то всегда одинаково. ISO, аккредитация и калибровка прикладываются всегда и целиком.

Что-то остаётся за человеком. Сложные технические планы проверяет тот, кто в них разбирается.

Для спецификаций: конструктор переводит их Excel-файлы в нужный формат. Вбивать руками больше не надо.

Всё подключено к их учётной системе: около 600 файлов и 12 000 кодов продукции.

Кто что делает

Шаг	ИИ	Человек
Прочитать тендер	Да	Смотрит итог
Подобрать документы по тегам	Да	Выборочно проверяет
Приложить постоянные файлы (ISO, калибровка)	Всегда	—
Заполнить стандартные формы (~6 полей)	Да	Одобряет
Скрыть конфиденциальные цены	Да	Проверяет
Показать, чего не хватает	Да	Добывает недостающее
Проверить сложные технические планы	Прикладывает	Проверяет
Отправить пакет	—	Да

ИИ ищет и заполняет. Решения остаются за людьми.

Где мы сейчас

Это ещё не запущено. Вот честный статус.

Демо готово. В нём есть загрузка, проверка ИИ, папки, сроки и список недостающих документов.

Коммерческие условия согласуются. Клиент хочет владеть кодом. Мы считаем, что это правильно. То, что построено для вас, должно принадлежать вам.

С чего начать, даже без ИИ

Главное здесь — не ИИ. Главное — реестр. Начать можно уже на этой неделе.

1. Выпишите все типы документов, которые тендеры просили за последний год.
2. Поставьте теги на каждый файл: тип продукции и лот.
3. Отметьте постоянные файлы. ISO, аккредитация, калибровка. Они идут в каждый пакет.
4. Отметьте, что требует эксперта, например сложные технические планы.
5. Назначьте одного ответственного за актуальность реестра.

Когда есть теги, сопоставление может делать ИИ. Без тегов любому инструменту будет трудно.

И людям так проще. Новый менеджер с первого дня находит нужные файлы, не обходя все отделы. А когда аудитор спросит, какие файлы ушли в какой пакет, ответ уже записан.

Частые ошибки

• Начать с ИИ, а не с реестра. Без тегов ИИ не знает, где что лежит.
• Отдать ИИ всё. Сложные технические планы должен проверять человек.
• Забыть про конфиденциальные цены. Их нужно скрывать до того, как пакет уйдёт.
• Не назначить ответственного. Реестр без хозяина быстро устаревает.

Коротко

Медленная часть тендера — редко текст. Медленно — бегать за файлами по отделам. Наведите порядок в реестре, отдайте ИИ подбор и формы, а людям оставьте то, где нужно суждение.

Полная история: Как кабельный завод собирает тендерные пакеты без беготни за документами

Если ваша команда собирает пакеты, КП или формы из файлов, разбросанных по отделам, давайте разберём это вместе. Записаться на бесплатный аудит