Как заказывать за 80 дней вперёд и не гадать

Коротко: если товар идёт 80 дней, начните со скользящего прогноза продаж: базовые продажи, минус ожидаемые провалы, плюс рост от акций. Потом закажите столько, чтобы хватило на срок поставки, до следующего заказа и на страховой запас. Вычтите остаток на складе и то, что уже в пути. Заказ одобряет человек.

Проблема: заказываешь раньше, чем знаешь

Возьмём дистрибьютора смазочных материалов, с которым мы работаем. От заказа до склада — 75–80 дней. Цена. Предоплата. Месяц производства. Месяц доставки.

Значит, товар на январь нужно заказать в начале октября.

Но в начале октября плана продаж на три месяца вперёд нет. Заказывают вслепую. И деньги замерзают в запасах.

План жил в большом Excel со скользящим прогнозом. Продажи, снабжение и маркетинг заполняли его вручную.

А сроки не стоят на месте. Маршруты доставки могут закрыться, и сроки меняются.

Шаг 1: план продаж

Начните с одной простой формулы:

план = базовые продажи − провалы + рост от акций

• Базовые продажи: сколько вы обычно продаёте. Берите историю продаж, но уберите прошлые акции. Иначе прошлогодняя распродажа покажется обычным спросом.
• Провалы: месяцы, когда вы ждёте меньше продаж. Например, праздничный месяц.
• Рост от акций: дополнительные продажи от запланированной акции.

Пример. Цифры условные, не клиента.

Месяц	Базовые продажи	Провалы	Рост от акций	План
Январь	300	−30	0	270
Февраль	300	0	+60	360
Март	300	0	0	300

Делайте так на шесть месяцев вперёд и сдвигайте каждый месяц. Это и есть скользящий прогноз. Мы специально говорим «прогноз». Будущее никто не знает. Хороший прогноз показывает свои причины, чтобы с ним можно было спорить.

Шаг 2: сколько заказать

Теперь превратите план в заказ. Нужно, чтобы хватило до прихода следующего заказа, плюс запас.

заказ = план в день × (срок поставки + дни покрытия + дни запаса) − остаток на складе − в пути

Ещё пример. Снова условные цифры.

Показатель	Значение
План в день	4 шт.
Срок поставки	80 дней
Дни покрытия после прихода	30 дней
Страховой запас	15 дней
Нужно: 4 × (80 + 30 + 15)	500 шт.
Остаток на складе	220 шт.
В пути	172 шт.
Заказать сейчас	108 шт.

Потом проверьте минимальную партию. Если у поставщика минимум выше, либо заказывайте минимум, либо ждите.

Шаг 3: показывать только важные решения

Именно здесь ошибается большинство инструментов.

В пилоте мы сделали всё это:

• скользящий прогноз на 6 месяцев по истории продаж, очищенной от прошлых акций;
• объём заказа с учётом срока поставки 80 дней, минимальной партии и 15 дней страхового запаса;
• заказы поставщикам: одобрить, отправить письмом в один клик, отметить приход.

Каждый заказ одобряет человек.

Ещё мы сделали ежедневный экран «Сегодня» — только с теми решениями, которые важны. Например:

• «Переместить 120 штук с одного склада на другой».
• «Заказать 108 штук, приход 22 февраля. Хватит на 30 дней плюс 15 дней запаса».

Что сказала команда

3 ноября команда честно сказала: логика сильная, но экран слишком сложный.

Примерно их словами: не чат. Простой экран, как прогноз погоды. Посмотрел, понял, сделал.

Они правы. Прогноз, который никто не читает, ничего не стоит.

Поэтому мы разбили всё на блоки. Начинаем с продаж, экран сейчас упрощаем.

Чек-лист для долгих сроков поставки

1. Очистите историю. Уберите прошлые акции до прогноза.
2. Запишите план формулой. База, минус провалы, плюс акции.
3. Сдвигайте прогноз каждый месяц. На шесть месяцев вперёд.
4. Знайте реальный срок поставки. И следите за маршрутами.
5. Считайте запас в днях. Так проще договориться, чем в штуках.
6. Учитывайте товар в пути. Эту строку забывают чаще всего.
7. Показывайте только решения на сегодня. Математику — за кадром.
8. Каждый заказ — через человека. Математика готовит. Решают люди.

Частые ошибки

• Брать историю вместе с акциями. Прошлая распродажа завышает прогноз.
• Забывать про товар в пути. Так легко заказать дважды.
• Считать запас «на глаз». Запишите его в днях и держитесь цифры.
• Показывать всю математику. Людям нужны решения на сегодня, а не таблица на сто строк.

Коротко

Будущее знать нельзя. Но можно перестать гадать. Простая формула, скользящий прогноз и короткий список на день превращают ставку на 80 дней в решение, которое можно объяснить.

Полная история: Как дистрибьютор смазочных материалов планирует закупки на 80 дней вперёд

Если товар идёт к вам неделями или месяцами, а план живёт в таблице, давайте разберём это вместе. Записаться на бесплатный аудит